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管理體系文件編寫導則怎么寫?

放大字體  縮小字體 發布日期:2022-10-21  來源:質量與檢測  瀏覽次數:46
核心提示:管理體系文件編寫導則怎么寫?
   1. 目的
 
  為統一公司質量、環境、職業健康安全管理體系文件的編寫格式和表述規則,確保管理體系文件編寫的規范化,特制定本導則。
 
  2. 適用范圍
 
  適用于公司管理體系覆蓋的所有制定文件的單位/部門。
 
  3. 職責
 
  技術中心負責管理體系文件編寫導則的制、修訂。
 
  4. 管理活動的內容與方法
 
  4.1 管理體系文件的結構
 
  管理體系文件由管理手冊、程序文件、作業文件和記錄四個層次構成。
 
  4.2  文件的內容
 
  4.2.1  管理手冊的內容
 
  管理手冊由封面、目錄、概述、正文四個部分組成。
 
  a)封面
 
  b)概述內容包括:
 
  1)批準頁(頒布令);
 
  2)方針和目標;
 
  3)前言。前言不包含要求,前言中給出文件的來源,版本情況、文件的編制、審核、批準人。
 
  4)組織簡介;
 
  c)目錄(目錄要列出各章節的標題和頁碼);
 
  d)正文內容包括:
 
  1)范圍;
 
  2)引用標準;
 
  3)術語和定義;
 
  4)管理體系;
 
  5)管理職責;
 
  6)資源管理;
 
  7)過程控制;
 
  8)監視、測量、分析和改進;
 
  9)附錄。
 
  4.2.2  程序文件的格式要求
 
  程序文件由封面、目次、前言、程序文件正文四部分組成。
 
  a)封面
 
  b)目次(目次要有程序文件名稱、編號、頁碼);
 
  c)前言;
 
  d)程序文件正文。
 
  4.2.3  作業文件的格式要求
 
  作業文件是規定基層作業活動的操作性文件,既有技術性的,也有管理性的,主要闡述工藝、技術方面的要求,為具體的操作人員提供作業要求的詳細信息,以指導操作人員做好規定的工作。主要對作業項目內容、使用的材料、設備、實施步驟和方法、操作要領、質量判定準則、控制要求、檢驗與試驗方法等方面進行描述,并明確誰來做,什么時間做等相應的職責。
 
  作業文件的格式:作業文件由封面和正文組成,正文的末端用橫線斷開表示正文結束。
 
  4.2.4 單位/部門內部文件的格式要求
 
  單位/部門內部文件是指由本單位/部門管理和使用且不具備上升為企業標準的的管理/技術文件。該文件由本單位/部門比照《文件控制程序》的要求自行管管理。
 
  單位/部門內部文件的格式:單位/部門內部文件由封面和正文組成,正文的末端用橫線斷開表示正文結束。
 
  4.3  管理體系文件書寫要求
 
  4.3.1  編排
 
  管理體系文件書寫層次可劃分為章、條、段、列項、附錄等。
 
  a) 章:章是文件內容劃分的基本單元,用阿拉伯數字從1開始編號,章要有標題。
 
  章號后空一格跟標題。正文由頂格空二格起,另起行由頂格起。
 
  b) 條:條是章的細分,用阿拉伯數字編號,一般不宜超過3層,例:4.1、4.2.3。同一層次中有兩個以上的條才可設條。條號后空一格跟標題,正文由頂格空二格起,另起行由頂格起。
 
  c) 段:段是章或條的細分,不編號。段的正文由頂格空二格起,第二行由頂格起。
 
  d) 列項:列項是由一個句子引出下列平行的分行語句。分行前應加破折號或加圓點。如需要識別時,則使用帶半圓括號的小寫拉丁字母序號。在字母形式的列項中,如需進一步細分,則應用帶半圓括號的阿拉伯數字序號。
 
  e) 附錄:附錄要有附錄號和標題,附錄號用英文大寫字母標注,附錄標題置于附錄條文之上居中的位置。每一個附錄應另起一頁。
 
  4.3.2  字體要求
 
  所有管理體系文件的標題用3號合體黑體;正文均采用4號宋體,文件的章號及章的標題用4號黑體,圖注、腳注用5號宋體。行距為22,頁邊距上、下2.5cm,文件編寫一律采用WORD文檔格式,A4縱向紙型(圖表除外)。
 
  4.3.3  管理體系文件正文應從單數頁起排。
 
  4.4  版號
 
  管理手冊和程序文件的封面應標注版號
 
  版次/修改次數
 
  版次----用A、B、C  …表示版次;
 
  修改次數-----用1、2、3 …表示修改次數。
 
  例:A/0-----表示第一版,未修改過;
 
  B/1------表示第二版,第1次修訂。
編輯:foodqm

 
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